עם התפשטות נגיף הקורונה (COVID-19) עולם האירועים ספג מכה קשה, אנחנו לא מדברים רק על המכה הכלכלית שספגו החברות בתחום האירועים אלא גם על המכה שספגו אנשים רבים שתכננו אירוע ונאלצו לבטל, אך יחד עם כל זאת בפוסט הבא אנחנו רוצים להתמקד יותר באנשים שהיו בשיאו של ארגון האירוע ונגיף הקורונה הגיע, ועכשיו הם לא יודעים ושואלים את שאלת השאלות: “האם כדאי להמשיך ולתכנן את האירוע כשאנחנו לא יודעים מתי כל זה ייגמר?”.

אכן זו שאלה שעולה בכל יום מחדש על הפרק, מדובר בחתונות, אירועים עסקיים, בר/בת מצווה ועוד אירועים רבים אחרים ולכן בפוסט הבא אנחנו בגדול ממליצים לכם להמשיך ולתכן את האירוע אך עם משנה זהירות גדול ובמשך הכתבה נכתוב מה זה אומר בדיוק משנה הזהירות הזה. בסופו של דבר הקורונה תעלם מתי שהוא ולא תישאר איתנו לכל החיים ולכן תמשיכו לארגן את האירוע שתמיד חלמתם עליו אבל שימו לב להמלצות הבאות שכתבנו לכם לאחר בדיקה מעמיקה ודעה אישית שבאה מתחום האירועים.

• למתי בכלל לקבוע את האירוע? לאיזה תאריך?
  אז נכון, אנחנו לא יכולים לדעת מתי הכל יגמר ומהו התאריך הטוב ביותר לצורך קיום האירוע שלנו, אבל אנחנו כן יכולים להעריך מתי תיהיה רגיעה, נכון לכתיבת שורות אלה (16.4.20) ישנם דיבורים רבים על חזרה לשגרה אך יחד עם זאת אנחנו מבינים שזו “שגרת קורונה” כמו שמגדירים אותה ולכן סביר להניח שאירועים המוניים לא נראה בזמן הקרוב עם כל החזרה הזאת לשגרה המוזרה, לכן היינו ממליצים לדחות את האירוע עד לתאריך שאתם סוברים שהעניינים ירגעו, לא בחודש הקרוב ולא בחודשיים הקרובים, אנחנו ממליצים לכם לקחת את התאריך הכי רחוק שאפשרי מבחינתכם וקבעו את האירוע לתאריך זה. בהמשך נתן לכם גם עצות “לשכבות הגנה” שיעזרו לכם במידה וטעיתם לדחות פעם נוספת את האירוע.
  שורה תחתונה – אל תקבעו את האירוע לזמן הקרוב – קחו לכם את הדד ליין האחרון מבחינתכם לצורך קיום האירוע.

 

• האם לסגור את האירוע עם ספקים וכו’? מה עושים אם נצטרך לבטל?
  אז נניח שבחרתם למרבה הצער את התאריך האחרון והרחוק ביותר שאתם יכולים להרשות לעצמכם או לחלופין את התאריך שאתם מעריכים שהכל ייגמר, מה עכשיו? אז זו גם אחת השאלות ששואלים אותנו הרבה, אנשים רבים רוצים לסגור אולם אירועים, רוצים לסגור עם ספקים ונותני שירות של ציוד לאירועים את האירוע כבר, הרי אי אפשר לחכות לרגע האחרון.
  נכון אנחנו מסכימים, כדאי וצריך לסגור הכל מראש אבל שימו לב, אתם חייבים לבדוק את החוזה שעליו אתם חותמים או את ההתחייבויות שלכם ברגע שאתם סוגרים את האירוע, תביאו לידי הספקים שאתם סוגרים איתם בחשבון שהתאריך נכון במידה ולא יהיו אילוצים שלא יותירו לכם ברירה אלא לבטל את האירוע, ולכן, תשאירו לכם את האופציה ואת האפשרות לבטל או לדחות את האירוע במידת הצורך. אחרי הכל כולם מבינים את המצב וכולם מבינים שיש דברים שלא תלויים בנו, אם נגיף הקורונה ימשיך לעשות לנו פה חגיגה לא נוכל לקיים את האירוע ואתם חייבים להדגיש זאת בעת סגירת העסקה. אל תתנו לסעיף קטן בחוזה לגרום לכם לשלם עמלות ביטול על מצבים כאלה. רבים מהאנשים חושבים שטוב נו זה מובן מאליו שיתנו לי לבטל, אבל אל תסתפקו בהשארה הזאת, תתעקשו שזה יהיה כתוב ולא יהיה סעיף בחוזה שסותר את זה. ראינו כבר מקרים של אנשים שסגרו אירועים ואולמות אירועים או ספקים שונים חייבו אותם בדמי ביטול או לא החזירו להם את המקדמה ששילמו. באופן כללי אנחנו ממליצים מאד לא להשאיר מקדמות בתקופות כאלה, נסו להימנע מזה ככל הניתן.
  זכרו – לעולם אל תסגרו אירוע בתקופה שכזאת ללא אופציית ביטול או דחיית האירוע בשל המצב הנתון.

 

• בכפוף לסעיף הקודם – עדיף אפילו שתסגרו אירוע דווקא עכשיו!
  למה אנחנו אומרים את זה? למה אנחנו חושבים שנכון וכדאי לסגור את האירוע דווקא בתקופה הזאת? הסיבה היא פשוטה, יש סיכויים גדולים שתצליחו להוציא פחות כסף, אם ניהיה כנים כמעט לכולם בתקופה הזאת יש תחושה של חוסר וודאות בנוגע לכלכלה שלהם ולפרנסתם ולכן רבים מהחברות או העסקים הקטנים מציעים דווקא עכשיו הנחות למי שיסגור איתם בתקופה הזאת שאין לחץ כלל והטלפון שלהם כמעט ולא מצלצל. כדאי לנצל את התקופה הזאת גם להתייעצויות, בניגוד לזמינים קודמים שהקורונה עוד לא הופיע בחיינו, לא לכולם היה את הזמן להקדיש לכם כדי שתוכלו לשתף ולהתייעץ איתם בנוגע לאירוע שלכם ובחירה בדבר הנכון ביותר ועכשיו לעומת זאת כמעט לכולם יש זמן, לרבים אין עבודה ובעלי העסקים יקדישו לכם זמן מרבי כי סביר להניח שאתם בין הלקוחות היחידים שלו בתקופה זו.
  אנו ממליצים לכם לסגור דווקא עכשיו את האירוע כי זה לא סוד שזה פתח למשא ומתן נוח על המחיר, בעלי העסקים בתקופה זו רק רוצים לסגור איתכם כדי להבטיח את פרנסתם.

 

• מה קורה אם ספק עצמאי שסגרתי איתו פתאום נכנס לי לבידוד לפני האירוע?
  במצב שלנו היום דבר כזה בהחלט יכול לקרות כל עוד לא יפתחו איזה חיסון לנגיף הזה, ולכן שאלה שעולה רבות היא מה קורה באמת במקרה בו סגרתי לדוגמה DJ לחתונה ובגלל המצב הוא נאלץ להיכנס לבידוד? אז קודם כל זו שאלה חשובה שצריך להקדיש לה חשיבה ולכן אנחנו ממליצים לכם ליצור לעצמכם גיבוי, הדבר הראשון שמומלץ לעשות ככל הניתן היא לסגור עם חברה שלא תלויה באדם אחד, כך לדוגמה אם אתם סוגרים עם צלם מגנטים וודאו כי הוא לא הצלם היחיד וכך תוכלו להבטיח כי במידה והוא לא יוכל להגיע יהיה לו מחליף, ניתן גם לשאול את הספק שאיתו אתם סוגרים מה קורה במקרה בו הוא חלילה נכנס לבידוד האם יש לו מישהו שיחליף אותו ויעשה את העבודה במקומו במקרה כזה?
  דבר נוסף שמומלץ לעשות בעניין הוא להשאיר עוד ספק “לגיבוי” קחו הצעה מספק נוסף, תיהיו סגורים על שני ספקים אפשריים וכך במידה והספק הראשון לא יוכל להגיע בשל המצב, התקשרו לספק הנוסף שהכנתם מבועד מועד כדי לסגור איתו, בספקים חשובים מאד שהאירוע תלוי בהם, וודאו שיש לכם בזמינות עוד 2 ספקים אפילו לכל מצב שלא יהיה.

 

• תתחילו עם הדברים הגדולים והנחוצים ורק לאחר מכן עם כל הדברים הקטנים
  חשוב שלא תסגרו ממש את הכל ומה שאפשר לדחות עד שתיהיה תשובה וודאית מה טוב, לדוגמה אם מתכננים חתונה באולם אירועים עדיף קודם לסגור את אולם האירועים, לשריין את התאריך, לסגור את הצלם והDJ ורק לאחר מכן לסגור את ההזמנות או את הדברים הקטנים כמו אביזרים וגימיקים למסיבות וזאת על מנת לאפשר במקרה הצורך ביטול או דחייה מהירה ככל הניתן מבלי לעשות עשרות טלפונים.
  אך חשוב מאד כן לקחת הצעות מחיר וכן להיות קרובים לסגירה גם עם הענייניים הקטנים כדי שיהיה לכם בסיס מוכן במידת הצורך.

 

• עודדו את עצמכם – אל תפלו למלכודת הדכאון
  המצב הזה לא קל לאף אחד אך רבים עלולים לקחת את המצב הזה באופן אישי ללב וזה יכול לפגוע בבריאותכם, היו אופטימים! המצב הזה לא יישאר איתנו לנצח ומתי שהוא גם זה יעבור, אל תתנו למצב לבאס אתכם, תתעודדו ותעסקו בארגון האירוע מתוך התלהבות שיהיה לכם אירוע מושלם כשהכל יחזור לשגרה!

לסיכום, אנחנו כן ממליצים לכם להמשיך ולתכנן את האירוע שלכם, אך תתכננו עם הסיכוי שתצטרכו לדחות את האירוע וזה דורש תשומת לב בחתימה על חוזים או התחייבויות ובמקרים קיצוניים אחרים התואמים את רוח התקופה.