הדרך הכי טובה להבין מה היא ההוויה הישראלית היא במסיבה, חגיגה או אירוע חברתי. אנחנו חיים ונושמים אירועים, וזו היא לשון המעטה. חתונות, טקסי סיום בבת ספר, טקסים צבאיים ואירועי תרבות שונים. כמובן, אל לנו לשכוח גם את הטקסים הרשמיים ועצרות הזיכרון השונות שמתרחשות במהלך השנה. כל אלו הם אירועים שבהם אתם ורצים לספק את איכות ההפקה המושלמת וליצור חוויה מהנה ומרגשת. כדי לעמוד בכל הציפיות, גם אם אין לכם את כל הניסיון המקצועי הדרוש להפקת אירוע מושלם, אתם יכולים להצליח להפיק אירוע. לשם כן יצרנו לכם את עשרת הדברות למפיק המתחיל, שילוו אתכם לאורך התכנון של האירוע שלכם.

עשרת השלבים ליצירת אירוע חברתי מושלם

כדי להצליח להוציא לפועל אירוע מושלם, בעיקר אם מדובר על אירועים מוזיקליים, אתם רוצים לפעול על פי עשרת הכללים הבאים:

1. רעיון ראשוני – כל מופע מושלם, מתחיל ברעיון ראשוני. אם ניקח לדוגמה את אירוע החברה הקרוב שאתם רוצים להפיק, רצוי להתחיל בישיבת הצוות שבה כל אנשי הביצוע בחברה, כולל אנשי משאבי האנוש, המנהלים ונציגי העובדים, מעלים רעיונות ראשוניים לאירוע ומנסים יחד למצוא את עמק השווה, לקראת תחילת ההכנות לאירוע. כמובן, שהחוק הכי חשוב הוא להתחיל לתכנן מספיק זמן מראש את האירוע שלכם. זמן הוא מרכיב קריטי שיעזור לכם לעמוד בכל ההתחייבויות והמשימות שלכם לקראת האירוע הגדול.

2. חלוקת תפקידים – הגדרות העבודה הבסיסיות, הן אלו שיכולות לקבוע את מידת ההצלחה של האירוע שלכם. כך, תדעו מי אחראי על כל אלמנט באירוע, ומי יכול לתת לכם כתף ולסייע לקדם את המטרות המרכזיות של האירוע שלכם. חלוקת העבודה היא חשובה מאוד, שהרי אתם לא רוצים להפיל על אדם אחד בחברה את המשימה להקים אירוע מאפס. חלוקה של המשימות לכמה גורמים בחברה יכולה להפוך את ההפקה למוצלחת יותר, עם מינימום לחץ על העובדים שלכם.

3. הגדרות תקציב – השלב הבא, והוא אולי השלב הכי קריטי בהפקת האירוע שלכם, היא הגדרת התקציב. אתם רוצים להשקיע בעובדים שלכם, להעניק להם חוויה חד פעמית ולהביע את ההערכה על עבודתם הקשה לאורך כל השנה. אבל, אם אתם לא מתחשבים ביכולות התקציב של החברה והעסק שלכם, יתכן מאוד שהאירוע החלומי שלכם, יהפוך במהירות להיות בור תקציבי. המטרה המרכזית היא ליצור תקציב כללי, שבו אתם מגדירים את סכום ההשקעה באירוע. ולאחר מכן, כדי להבטיח שלא יהיו חריגות בתקציב האירוע, מומלץ מאוד לשבת ולפרוט את התקציב לכדי לתתי משימות ומטרות. למשל, מה תהיה עלות השכרת האולם, עלות השכרת הציוד ואפילו מה הוא הסכום המוגדרת לפעילויות או הופעות שאתם רוצים להזמין לאירוע. רק לאחר שיצרתם את התקציב הנכון ליכולות שלכם, ניתן לעלות הילוך ולצאת לשלב התכוננים במרץ רב ותוך עבודה ממוקדת מטרה.

4. התקשרות עם ספקים – עכשיו, כאשר כל אחד ואחת מן העובדים בצוות ההפקה של החברה שלכם יודע מה הוא התפקיד המרכזי שלו בהפקת האירוע, ואיזה תקציב קיים ועומד לרשותו, אתם צריכים לצאת למסע חיפושים וסקר שוק של ספקים. ראשית כמובן, פונים אנשי הפקות מקצועיים לחיפוש אחר מיקום אופטימלי לאירוע. בהתאם לרעיון הראשוני שלכם, אתם רוצים לחפש אולם אירועים או מיקום בטבע שיכול להכיל את כל האורחים שלכם. כמו כן, אתם רוצים להתקשר עם חברת השכרת ציוד הגברה, ציוד טכני ושמע, במיוחד אם אתם רוצים להפיק מסיבת חברה עם הופעה חיה, או אירוע עסקי ומקצועי שבו יופיעו על הבמה מובילי דעת קהל ואנשי מקצוע מתחום העיסוק של החברה.

5. יצירת לוח זמנים לאירוע – גם אתם וגם הספקים שלכם רוצים במהירות האפשרית להבין מה הוא אופי האירוע. התארגנות מתאימה למהלך האירועים, כולל מתן תשומת לב לפרטים הקטנים בהפקת הבמה והסאונד, היא משימה שצריכה להתחשב בלוח הזמנים שאתם יוצרים באירוע. עובדי הבמה שלכם רוצים להכין את הבמה לנאומי ההתחלה של האירוע למשל, וצריכים לדעת האם אתם רוצים לערוך טקס מצטיינים שמחייב שימוש ביותר מיקרופונים מקצועיים, או לחילופין להציג על מסך ובעזרת מקרן את סרטון התדמית החדש של החברה. לאחר מכן, בחלקים האומנותיים של האירוע, צריכים אנשי הסאונד לשנות את מבנה הבמה בשנית ולהתאים אותה לדרישות האומן המופיע אצלכם באירוע. כל אלו הן משימות שמחייבות הבנה מוקדמת של לוח הזמנים. וזו תהיה הבקשה הראשונה של הספקים ואנשי המקצוע באירוע שלכם. על כן, מומלץ להיות מוכנים מראש ולהגיע למפגשים עם הספקים כשיש לכם רעיון מגובש יחסית לאירוע.

6. תכנון במה לאירוע – בשלב הזה, אנשי המקצוע שלכם ייקחו את המושכות לידיים ויעשו את כל המאמצים כדי לאפשר לכם לקבל את אולם האירועים המושלם והמיוחד ביותר לאירוע. חברה מקצועית תציג לפניכם כמה וכמה אפשרויות למבנה הבמה, לכמות הציוד הנחוץ לכם וגם לאיכות הציוד שאתם רוצים וצריכים להשכיר לכבוד האירוע העתידי שלכם. הצעת המחיר הטובה ביותר, תהיה הצעת מחיר שכוללת את כל השירותים הנחוצים לכם, כמו גם שירותי תפעול של המוצרים הטכניים וכל זאת תוך שימוש במוצרי המותגים המובילים של עולם ההגברה והסאונד.

7. התאמה טכנית של אולם האירועים – ימים ספורים לפני יום האירוע הגדול, מתחילים כל הספקים שלכם להתארגן ואתם נכנסים לשלב ההכנות האחרון. לרוב, בתחום ההגברה והסאונד המשמעות היא לסגור סופית את מבנה הבמה וליצור את תוכנית העבודה של הערב. העובדים ששכרתם לאירוע צריכים להכיר את כל שלבי האירוע ובהתאם לטפל בשינויים שצריך לבצע בחלל הפנים של האירוע או בקרבת הבמה.

8. בניית במה – ביום האירוע עצמו, יגיעו אנשי הצוות הטכני, ביחד עם כל הספקים האחרים שלכם. אבל, בשונה מהצלמים או מחברת הקייטרינג, המשימה המוטלת על כתפי אנשי הצוות שמקים את הבמה, היא חשובה הרבה יותר. קודם כל מבחינה בטיחותית. שכן אתם לא רוצים ולו לרגע, לבחור בצוות שלא שומר על הוראות הבטיחות. לצד זאת, צוות מקצועי יצליח להביא לידי ביטוי אל כל האלמנטים החשובים והנחוצים לכם באירוע, על במה אחת ובצורה מושלמת. לכן, אתם צריכים להבטיח שכל אחד ואחת מהעובדים בצוות ההפקה שלכם, עונה על הדרישה המקצועית.

9. חזרות לקראת יום האירוע – עכשיו, כאשר המבנה כבר עומדת מוכנה, המלצרים כבר מכינים את השולחנות ואתם מגיעים לאולם לניסוי כלים אחרון לפני האירוע, הגיע העת לבדיקות הסאונד האחרונות. במיוחד אם יש לכם בתוכנית הערב, הופעה חיה, אתם לא יכולים לוותר על בדיקות אלו, כי הן יכולות להראות לכם תקלות במבנה הבמה. אם יש צורך לבצע שיפורים ושינויים בבמה או להתאים את איכויות הקול מהמגברים והרמקולים, זו היא ההזדמנות האחרונה שלכם לבצע את כל התיקונים לפני שהאורחים שלכם מגיעים לאירוע החגיגי.

10. תפעול האירוע עצמו – המשימה האחרונה שלכם, שיכולה להבטיח את הצלחת האירוע ואת שביעות הרצון המלאה של כל אחד ואחת מהחוגגים היא משימת תפעול. כדי להימנע מתקלות טכניות לאורך ערב ההופעה שלכם, וכדי לנהל את המעברים בתוכנית האירועים בצורה חלקה, אתם רוצים להבטיח שאנשי מקצוע מיומנים יושבים על לוח המכוונים של המערכות הטכניות ומתפעלים אותן לאורך כל האירוע. כך, אתם יכולים להתרכז בעובדי החברה שלכם, באירוע ובכמה שעות של הנאה עם האנשים שאתם מבלים איתם מידי יום, מבלי לחשוש או להתעסק בענייני עבודה. והצוות הטכני, יטפל בניהול האירוע לפרטיו הקטנים, בקלות וביעילות.

הצלחה מוזיקלית – היא פונקציה של ניסיון מקצועי

הדרך הכי טובה להגיע למצב שיא ההצלחה בעולם הפקת האירועים, אם אין לכם ניסיון עשיר בתחום, היא להתקשר עם אנשי מקצוע מיומנים ומנוסים בתחומם. כמובן, שאתם רוצים לקחת בחשבון את עניין העלויות של ההתקשרות, אבל חשוב לא לעשות הנחות או להתפשר על יכולות מקצועיות. שכן, התוצר הסופי של האירוע שלכם, תלוי לחלוטין בידיים הנאמנות של אנשי הצוות שלכם. ולכן, בבואכם להשכיר ציוד הגברה וסאונד לבמה שלכם, אתם רוצים לפנות רק אל ספקים מורשים, מוכרים ובעלי מוניטין חיובי בתחום האירועים. במרבית המקרים ספקים אלו יצליחו ליצור את חבילת השירותים ההולמת ביותר לצרכים שלכם, מתוך ניסיון רב שנים ויכולת לבצע התאמה אידיאלית לכל אירוע. אתם יכולים לשאול, להתייעץ ולחקור, כל הדרך על למציאת החברה המושלמת לכם. וגם אז אל תחששו להביע את עצמכם ולהביא את כל השאיפות שלכם מהאירוע לידי ביטוי. זו היא דרך המלך ליצירת הפקה ברמה גבוהה שכל החוגגים יזכרו לעוד זמן רב.