השכרת שולחנות

המדריך השלם עבור השכרת שולחנות לאירועים, כנסים ועוד

מתכננים לקיים אירוע משפחתי כמו בר מצווה, ברית או חתונה? אולי יום עיון לעובדים שלכם? אולי כנס ללקוחות היקרים לכם? חלק בלתי נפרד מארגון של אירועים וכנסים הוא השכרת שולחנות.
יש לכם ארגונים רבים על הראש אבל השכרת שולחנות לאירועים וכנסים הוא עולם ומלואו שחשוב שתדעו איך מתנהלים בו נכון.
במדריך הבא תלמדו כל מה שאתם צריכים לדעת

1. ההובלה וההתקנה של השכרת שולחנות לאירועים

בעת בחירת חברה המתמחה בהשכרת שולחנות לאירועים צריך לסגור גם את הנושא של ההובלה ושל ההתקנה. זה משהו שאנשים פשוט לא חושבים עליו וזה קריטי מאוד אם חלילה לא לוקחים את זה בחשבון. שולחנות רבים יכולים להיות כבדים, או חלילה מגושמים ובכלל לא קלים להתקנה. לפעמים ההתקנה היא ממש מורכבת, וגם בטיחותית זה לא פשוט. גם אם יש עלות נוספת עבור ההתקנה של השולחנות זה שווה לכם את סגירת הפינה ומניעת כאבי הראש. וגם אם אתם רוצים לחסוך, למרות ששוב, זה לא שווה את זה, ואתם רוצים לאסוף את הציוד בעצמכם, אל תשכחו לעבור ביחד עם חברת ההשכרה על כל הוראות ההפעלה וההתקנה וכן לקבל תיק שיש בו את כל ההוראות וההנחיות של ההתקנה.

2. הניקיון של השולחנות המושכרים לאירועים

בטח גם על זה לא חשבתם אבל השולחנות שאתם שוכרים עשויים להיות ממש מלוכלכים (אצלנו זה לא קורה אבל זה קורה אצל לא מעט חברות). חשוב לוודא שאתם מקבלים שולחנות מושכרים שעברו ניקוי וחיטוי (בימינו צריך להקפיד על זה במיוחד כידוע) בטרם נעשה שימוש בהם באירוע שלכם. אתם רוצים להרגיש בטוחים שהאורחים שלכם יוכלו להניח את ידיהם על שולחנות נקיים מלכלוך או מחיידקים.

3. סוגיית הפיקדון

חשוב לברר עם החברה ממנה אתם מבצעים השכרת שולחנות לאירועים האם נדרש פיקדון כלשהו על מנת לשמור לכם מראש את הציוד לאירוע או לצורך השימוש באירוע. בררו באיזה סוג של פקידון מדובר וכמובן כיצד אתם מקבלים אותו לאחר האירוע בחזרה או מוודאים שהוא נמחק ממערכות החברה. תודו שגם על זה לא חשבתם לפני שקראתם את זה כאן…

4. שילוב שולחנות המתאימים למיקום

לא כל שולחן מתאים לכל מקום. חשוב להתייעץ עם החברה של השכרת הציוד לאירוע בנוגע לתנאי השטח – האם מדובר בחלל סגור? מה הגודל של החלל? מה המידות של השולחנות וכמה שולחנות יכולים להיכנס בתוך החלל? ואם מדובר בשטח פתוח אז בקרקע יכולים להיות שיפועים במעלות מסוימות. מומלץ לבחור מיקום שיש בו מישור, צריך לתת את הדעת על כך שיש עצים, שיחים, ענפים, ואפילו אם יש כבלי חשמל שיכולים לעבור בסביבת האורחים. אנשי מקצוע רציניים יתנו לכם ייעוץ מלא בעניין וביחד איתם תוכלו לבחור את השולחנות המתאימים ביותר לתנאי קיום האירוע.

5. יש גם את האחריות האישית שלכם

החברה להשכרת שולחנות לאירועים יש לה את האחריות שלה לספק לכם ציוד תקין, לבצע התקנה מתאימה ובטיחותית, להסיע את הציוד למקום האירוע ועוד. לצד זאת, אתם צריכים להשגיח שנעשה שימוש נכון ואחראי בשולחנות ולקחת בחשבון שאתם אחראים על כל תאונה שנובעת משימוש שאינו נכון מצד האורחים (למשל שילדים קטנים לא “יטיילו” מתחת לשולחנות ויחטפו מכה כשהם מתרוממים בחזרה למעלה או שהשולחנות לא ימוקמו בצורה צפופה מדיי כך שאנשים יחטפו מכות כואבת מפינות חדות וכדומה).

6. הצ’ק ליסט שלכם בכל הנוגע אל השכרת שולחנות לאירועים

את הדברים הבאים אתם חייבים לזכור – ביום אירוע לוודא שהציוד שהזמנתם אכן תואם את הציוד שקיבלתם הלכה למעשה, לוודא שקיבלתם עותק של חוזה ההשכרה, לוודא שיש ברשותכם את כל הניירת שקשורה לציוד המושכר. כמו כן, במידה ובחרתם לאסוף בעצמכם את השולחנות אז לוודא שיש לכם רכבים שמתאימים לכך, שיש לכם מקום אחסון מתאים ולזכור שאתם צריכים גם לדאוג לכך שתהיו ערוכים כיצד להשיב את כל השולחנות ששכרתם בחזרה, קל וחומר כאשר מדובר בכמות גדולה של שולחנות.

7. הדבר האחרון שעולה לכם בראש אבל הראשון שצריך לקחת בחשבון – ביטוח

קיימות בשוק לא מעט חברות עבור השכרת ציוד לאירועים והבחירה אינה קלה, אבל לא כולן יציעו לכם את הביטוח המתאים עבורכם. חשוב לוודא בעת בחירה חברה כי היא מציעה ביטוח שיש בו כיסוי במקרה וחלילה השולחנות המושכרים נמצאו פגועים או שהם אינם מתאימים וראויים לשימוש (אצלנו זה לא יקרה לכם כי אנחנו נעשה הכול למניעת המצב, אבל למען הסר ספק חשוב שיהיה גם ביטוח). בררו גם האם הביטוח מכסה מקרי פציעה או פגיעה שקשורים לשולחנות המושכרים. מה זה אומר על חברה שמציעה מלכתחילה ביטוח? שזו חברה רצינית המתחייבת להתנהלות בטיחותית מתוך דאגה אמיתית לקהל לקוחותיה. זה גם חשוב במיוחד אם מדובר בציוד שייעשה בו שימוש על ידי ילדים קטנים.

אומרים שהאמת נמצאת בפרטים הקטנים וכך גם לגבי הפקת אירועים. כל פרט ופרט משפיע ולכם הרי הכי חשוב שהאורחים שלכם יהיו מרוצים, שיהיה לכם זיכרון נפלא מהאירוע ושימשיכו לדבר על האירוע שלכם רק טובות אפילו בעוד כמה שנים.
שיהיה לכם אירוע מדהים!