אם אתם מתכננים בקרוב אירוע מרגש, חשוב שתדעו שאתם לא חייבים להסתובב בין השכנים ולאסוף כיסאות. בין אם האירוע שלכם הוא אירוע קטן ובוטיקי, שהזמנתם אליו את האנשים הקרובים לכם ביותר, או בין אם מדובר באירוע ענק בהשתתפות מאות אנשים, חברות להשכרת ציוד לאירועים יוכלו לטפל בכלל הציוד שאתם צריכים עבור האירוע שלכם, מכפים ועד הצללה. על הטיפים להשכרה נכונה של ציוד לאירוע הבא שלכם – לפניכם.
יש המון חברות להשכרת ציוד – כך תדעו שמדובר בחברה רצינית
חברה מקצועית ורצינית להשכרת ציוד תספק לכם שירותים כוללים ומענה איכותי לכל הצרכים שלכם לקראת האירוע. אם אתם מתכננים לערוך את האירוע בגינת הבית שלכם, למספר מצומצם של אנשים, אתם אולי זקוקים רק לשולחנות, כיסאות, כלי אוכל ואולי גם פתרונות הצללה. אולם אירועים גדולים הנערכים בחיק הטבע לעיתים דורשים הרבה יותר מאשר רק את אלה: אולי אתם זקוקים למערכת הגברה, להקמה של במה או לפתרונות תאורה; אולי תרצו להקים אוהל אחד או כמה אוהלים לטובת ניהול האירוע; אולי תרצו גם תוספת של השכרת ציוד לפעילויות כמו למשל מתנפחים לילדים, וכולי.
טיפ חשוב: אתם יכולים לפרק את צרכי השכרה שלכם ולהשכיר מחברות שונות מוצרים שונים. אבל יהיה לכם הרבה יותר נוח אם תמצאו חברה אחת המספקת מגוון גדול של ציוד להשכרה לקראת האירוע שלכם, כך שתוכלו לעמוד מול איש קשר אחד שיהיה אחראי לכל הציוד לאירוע.
אל תוותרו על בחינת הציוד לאירוע שלכם, במיוחד אם מדובר באירוע חשוב או בציוד עדין. אתם רוצים לוודא שכל הציוד במצב טוב, שהוא איכותי ובטיחותי ושהוא אסתטי מספיק על מנת להוסיף לאירוע שלכם ולא לגרוע ממנו.
לכל לקוח, בכל מקום
אם אתם שוכרים עשרה שולחנות חוץ עם שישים כיסאות, אין ספק שיותר נוח לשנע, להוביל, להתקין ולהכין אותם לקראת האורחים שלכם, אם מדובר באירוע בחצר האחורית שלכם – ויותר קשה לטפל בהזמנה אם מדובר במיקום רחוק ולא מאורגן בטבע. על כ, שני הנושאים שחשוב לברר עם החברה המשכירה ציוד לאירוע שלכם הוא יכולת החברה להוביל, להתקין ולפרק את הציוד לפני תחילת האירוע לכל מקום שתבחרו.
בנוסף לאלה, חשוב לוודא שהחברה להשכרת ציוד עובדת גם עם מארגני אירועים פרטיים – יש חברות להשכרת ציוד שיעבדו רק מול וועדי עובדים ומארגני אירועים עסקיים.
איך הציוד יגיע אל האירוע שלכם?
כל חברה מקצועית להשכרת ציוד לאירועים עשויה להציע לכם את השירות של הובלת הציוד אל מקום האירוע. חשוב לשים לב, כי על מנת שהאירוע יחכה מוכן ומזמין לאורחיו, חשוב לארגן את המקום עוד לפני התחלת האירוע, ולפעמים זה אומר התארגנות יום או יומיים לפני תאריך האירוע.
לא רק הובלה אתם עשויים לרצות שחברה להשכרת ציוד לאירועים תספק. לעיתים, חשוב שהצוות מטעם חברת ההשכרה יספק גם התקנה ולפעמים אפילו הפעלה: איש צוות יישאר במקום לאורך כל האירוע ויתפעל את הציוד. בסוף האירוע, כדאי לסכם את כל הפרטים לקראת פירוק והובלה בחזרה של כלל הציוד בחזרה אל משרדי החברה.
פינוק לא הכרחי (אבל נחמד)
יש חברות להשכרת ציוד לאירועים שיספקו לא רק את הציוד אלא שירותים נלווים, כמו למשל שירותי מלצרים או צוותים מקצועיים לתפעול תחנות שונות באירוע שלכם. אם שירות כזה יכול להוסיף לאירוע שלכם, כדאי לברר עם חברת השכרת הציוד בנוגע לשירותי השכרת צוותים.
ומה בנוגע לאחריות?
שלא נדע, לא בלתי אפשרי שהציוד לאירועים יותקן בצורה לא מקצועית וחלילה ייפול על מישהו או ייסב נזק לאחד האורחים באירוע שלכם. אמנם, זה לא תרחיש סביר ושכיח, ובכל זאת, חברות להשכרת ציוד לאירועים נדרשות לספק ללקוחות שלהם ביטוח צד ג’ למקרה של נזק בעקבות השימוש בציוד. דרשו ביטוח כזה גם מטעם חברת הציוד לאירועים שאתם בוחרים לעבוד איתה.
האם כדאי לפרק את הזמנת הציוד לאירוע לטובת עבודה מול כמה חברות?
אם לא מצאתם את כל מה שאתם רוצים אצל חברה אחת להשכרת ציוד לאירועים, כדאי לזכור כי אין מניעה לעבוד מול שתי חברות כאלה או יותר, על מנת לספק את כל הציוד שחלמתם להשיג לקראת האירוע שלכם. ביחד עם זאת, כמובן שנוח יותר לרכז, במידת האפשר, את כל השירותים אצל חברה אחת שתהיה אחראית לכלל הציוד עבור האירוע שלכם, מ-א’ ועד ת’.