בימי הקורונה, התנהלו אירועים רבים בפנים או בחוץ בהגבלת כמות המשתתפים, וכך יצא שחגגנו יותר אירועים קטנים. אם אתם מתכננים אירוע קטן או אירוע גדול, ייתכן שאתם מחפשים בעל מקצוע להשכרת ציוד לאירועים, ש”יסגור את כל הפינות” וידאג לכל הציוד הנדרש לאירוע מושלם. יש מספר הבדלים שחשוב לקחת בחשבון בהשכרת ציוד לאירועים קטנים או גדולים – הנה כמה דגשים שחשוב לשים לב אליהם כשאתם מחפשים את החברה המומלצת להשכרת ציוד עבור האירוע הבא שלכם.
אירוע קטן: הסוד הוא בפרטים
בדרך כלל באירועים קטנים, התחושה הבוטיקית והאינטימית היא יותר מודגשת או חשובה. באירועים קטנים (של עד 100 משתתפים) אתם מזמינים את מי שחשוב לכם באמת, קבוצה אינטימית של חברים וקרובים, ואתם רוצים לתת להם את התחושה שהאירוע שלכם תוכנן באהבה ובתשומת לב (ובעיקר, לאפשר הנאה מרובה מן האירוע). בהשכרת ציוד לאירועים קטנים, אתם בדרך כלל רוצים להקפיד על האיכות, העיצוב, הנראות, הנינוחות, והתוספות הקטנות שיהפכו את האירוע שלכם למושלם.
באירועים קטנים הציוד המושכר הוא בדרך כלל כולל:
• אביזרי הצללה, שמשיות או אפילו אוהלים
• אביזרי חימום או קירור
• שולחנות וכיסאות
• כלי אוכל
השכרת אביזרים לאירוע גדול
אירוע גדול הוא מרובה משתתפים ובדרך כלל המכנה המשותף בין המשתתפים הוא קטן יותר. במקרה של אירועים גדולים, בוודאי תצטרכו לשכור לא רק יותר ציוד עבור האירוע אלא גם יותר סוגים של אביזרים, כמו למשל:
• אולי תרצו לשכור מוצרים להפעלת הילדים, כמו מתנפחים או צעצועי מים
• אולי תצטרכו לשכור ציוד להגברה ולהשמעה של מוזיקה
• אולי תתעניינו בהשכרת פתרונות תאורה
• אולי אפילו תרצו לברר בנוגע להשכרה של שירותים כימיים לאירוע גדול הנערך באזור לא בנוי
למה חשוב לשים לב כשאתם בוחרים חברה להשכרת ציוד לאירועים?
אם החלטתם להשכיר ציוד עבור האירוע שלכם, אירוע קטן כמו גם אירוע גדול, חשוב שתדעו שאתם שוכרים ציוד מחברה מקצועית ואיכותית. הנה כמה נקודות שחשוב לבדוק טרם בחירת החברה להשכרת הציוד:
#1 – האם החברה תספק למקום את כל הציוד?
לפעמים, כשאתם משכירים ציוד לאירוע קטן, אתם עשויים לעבור במשרד החברה המטפלת בהשכרת הציוד ולהעמיס על הרכב הביתי את כלי האוכל ואולי גם כמה אביזרי אוורור, ולהניח אותם בעצמכם במקום האירוע. מאידך, אם האירוע שלכם כולל יותר אביזרים להשכרה או שאתם משכירים ציוד לאירוע גדול, חשוב שתוודאו עם חברת ההשכרה כי ההשכרה כוללת הובלה למקום כמו גם התקנה של כלל הציוד. בהשכרת ציוד לאירועים גדולים, בדרך כלל הובלה מתבצעת בעזרת משאית אחת או יותר.
#2 – האם החברה מספקת התקנה ופירוק של הציוד?
לד ההובלה, ייתכן מאוד שאתם רוצים לשכור גם שירותי התקנה ופירוק, במיוחד אם שכרתם שמשיות או מתקני צל, אוהל או אהלים לאירוע גדול ורב משתפים, מתקנים מתנפחים, בידוריות ומתקני שמע, וכדומה. חברת ההשכרה של הציוד לאירוע עשויה לספק צוות מקצועי שיתקין את כל הציוד, יעמיד את השולחנות, אביזרי ההצללה ואפילו יערוך את השולחנות בכלי האוכל ששכרתם. עם תום האירוע, נציגים מטעם החברה יגיעו לפרק את כלל הציוד. המשמעות היא חיסכון אדיר בזמן ובמטלות עבור מארגני האירוע, באירוע קטן ובמיוחד באירוע גדול.
חשוב לדעת שבאירועים גדולים או מורכבים תהליך ההקמה של הציוד עשוי לארוך זמן וייתכן שכדאי להתחיל בהקמה אפילו כמה ימים לפני האירוע. סכמו עם חברת ההשכרה לוח זמנים מדוייק ומתאים לאספקה והקמה של כלל הציוד לקראת האירוע, והיו בטוחים שהכל יהיה מוכן ומזומן, בזמן.
#3 – האם החברה מספקת גם מפעילים או אנשי שירות לאורך האירוע?
יש ציוד שכדאי (לפעמים אפילו חובה) לספק אותו ביחד עם מפעיל. ציוד כזה לדוגמה יהיה ציוד מתנפח לילדים, ציוד שמע, וכדומה. מעבר לאלה, ייתכן שחברת השכרת הציוד שלכם יכולה לספק לכם גם צוות של מלצרים, כדאי להוסיף עוד רובד של פינוק לאירוע שלכם.
#4 – האם לחברת השכרת הציוד יש ביטוח צד ג’?
נושא שחשוב להתייחס אליו הוא ביטוח צד ג’ לציוד המושכר. אם חלילה חלק מהציוד מתפרק ופוגע במי מן האורחים – אתם רוצים לדעת שהציוד שהשכרתם מגיע עם ביטוח שיכסה עלויות רפואיות ואפילו יפצה את האורח שנפגע. כמובן שאירוע כזה הוא לא סביר, אולם כמו בהעסקת עובדים או בהתנהלות עסקית תקינה, גם בניהול אירועים, אתם רוצים להיות מכוסים.
אל תעבדו עם חברה שהיא פחות ממעולה
אחרי כל זה, אתם בוודאי מבינים שבין אם אתם מתכננים אירוע קטן לחברים קרובים או בין אם אתם מתכננים אירוע מרובה משתתפים אישי או במסגרת העבודה – אתם רוצים לעבוד עם חברת השכרת ציוד לאירועים שהיא מקצועית ומספקת שירות מקיף. אל תוותרו על פגישה מקצועית שבמהלכה תוכלו גם לראות את הציוד ואת מצבו, וקבלו הסכם חתום בנוגע לכל התחייבויות החברה לשירות במהלך האירוע.
נשמח להציע לכם ליווי והשכרת ציוד מושלם לאירוע קטן או לאירוע גדול – פנו אלינו בכל שאלה נוספת!